我如何将 ChatGPT 转变为项目管理系统
概括
- 使用 ChatGPT 的自定义指令和内存功能来创建基本的项目管理系统。
- 自定义指令有助于有效地将任务分类、确定优先级并管理项目。
- 定期维护（例如清除已完成的任务）可以使系统在聊天会话中平稳运行。
如果您使用 ChatGPT 等人工智能聊天机器人进行头脑风暴和创建日程安排，您就会知道将所有这些数据移至待办事项列表或日历中的挫败感。如果 ChatGPT 可以兼作您的项目管理系统，那不是很棒吗？嗯，它可以——具体方法如下！
如何使用ChatGPT作为项目管理系统？
您可以利用 ChatGPT 的两个内置功能：自定义指令和内存，将其转变为可靠且轻量级的项目管理系统。
组合后，您可以使用 ChatGPT 记住聊天会话中的任务和项目，将它们组织成清晰的结构，并使用自然语言进行改进并跟踪您的进度。
使用内存，您可以告诉 ChatGPT 记住诸如“A、B、C 日期的 X、Y、Z 项目”之类的任务，并且它将保存它们。然后，您可以在不同的时间通过不同的聊天访问这些任务。
这意味着您可以在周六下午使用 ChatGPT 来设置一周的议程。然后，在周一早上，您可以打开 ChatGPT 并查看所有任务，包括当天待处理的任务。
虽然从技术上讲，这对于基本的项目管理系统来说应该足够了，但我发现整体体验有点缺乏。当您包含自定义指令并提示 ChatGPT 始终使用特定标记或字段保存您的任务或项目时，奇迹就会发生，以便更轻松地跟踪和查看。
以下是其工作原理的快速概述。
使用自定义指令触发项目管理模式
首先，ChatGPT 是一个人工智能聊天机器人，您可以使用它来聊天，而不是用于项目管理！因此，我想创建一种仅在需要时触发的项目管理模式。
此外，如果我告诉 ChatGPT 将特定项目保存到其内存中，它就会执行此操作。但是，如果我忘记提及任何标记，例如描述、截止日期或当前状态，它将在没有这些详细信息的情况下保存项目。这就是为什么我希望 ChatGPT 主动向我询问这些缺失的信息。
最后，默认情况下，ChatGPT 在显示我保存到内存中的所有任务时可能不会遵循一致的格式。我希望它能够一致地将任务分为以下类别：未开始、进行中、已完成和暂停。
要使 ChatGPT 的行为可预测，请进入“设置”>“个性化”>“自定义说明”，并将以下提示粘贴到“您希望 ChatGPT 如何响应？”中。 “ 场地：
当我将随机任务或项目添加到您的记忆中时，将其状态设置为“暂停”。这将帮助我知道，当我稍后处理这些任务时，我需要更详细地对这些任务进行分类。
当且仅当我说“打开项目管理模式”时，请按照以下步骤操作：
初步检查：
检查内存中是否有分类为“未开始”、“进行中”、“已完成”或“暂停”的项目。如果项目存在，请回复：“好的。这是您当前的所有任务。告诉我您要添加、编辑或管理哪些新项目/任务”，并按当前状态分类显示它们 - 未开始、进行中、已完成和保留。
每个项目都应有名称、优先级、截止日期、描述和当前状态。
如果不存在任何项目，请回答：“您似乎没有任何项目。您想添加什么？”
思想转储：
接下来，我将做一个思想转储来分享所有项目。
使用以下字段将输入分解到项目中：名称、描述、截止日期、状态和优先级。
明确询问缺失的详细信息，例如“[项目名称]的优先级是什么？”如果拒绝，则留空。
管理项目：
支持添加、编辑或删除项目。根据截止日期和重要性建议优先顺序。接近截止日期或超过截止日期的任务会自动成为高优先级。
突出显示逾期或关键优先任务。
连续参考：
记住所有项目，除非明确要求忘记。确保正在进行的任务在会话中持续存在。
现在，每次您说打开项目管理模式时，ChatGPT 都会显示保存到其内存中的所有项目及其当前状态。如果您没有保存任何项目，它将显示一个空列表并提示您添加项目。
您可能想知道为什么我使用自定义指令而不是 定制GPT 。
这是因为自定义 GPT 无法访问 ChatGPT 的内存，而这对于保存项目和任务至关重要。
使用内存存储项目数据
在向您显示启用项目管理模式的所有可用任务后，ChatGPT 已准备好供您进行思想转储。此时，您可以简单地写下您想到的任何内容。或者，您可以使用语音与 ChatGPT 交谈并解释您计划的项目。
ChatGPT 将处理您的输入，组织数据以识别您计划进行的项目或任务，将此信息保存到内存中，并提供当前任务的快速概述。
完成后，您可以选择通过执行另一次思维转储来添加更多任务，或者如果 ChatGPT 在创建任务时出现任何错误，则调整现有任务。此外，如果您忘记包含重要详细信息（例如到期日或优先级），ChatGPT 将提示您进行这些说明。当然，如果您愿意，也可以选择将其留空。
如何获取或更改正在进行的项目的数据
要获取所有数据，只需输入“打开项目管理模式”，ChatGPT 将为您提供所有项目的组织视图。也就是说，您也可以在常规聊天中提出这些任务。
该系统的优点在于，由于 ChatGPT 具有上下文理解功能，因此您无需手动向任务添加标签或类别。相反，您可以简单地要求 ChatGPT 显示与特定主题或主题相关的任务，它会为您检索它们。这使得过滤和排序变得异常方便，尤其是如果您像我一样不喜欢为任务创建新标签和类别。
同样，您可以在常规聊天期间编辑特定任务。不过，我建议在进行编辑之前启用项目管理模式。这确保 ChatGPT 可以提示您填写有关任务的任何重要的缺失详细信息。
另外，请确保每周至少清除一次所有“已完成”任务。您可以简单地告诉 ChatGPT“从内存中删除所有已完成的任务”，它将处理清理工作。保持任务列表整洁可以防止已完成的任务堵塞 ChatGPT 的内存，并防止项目视图显示不必要的大的已完成列表。
关键的缺点（和解决方法）
项目管理系统最基本和最重要的功能之一是能够为任务设置警报或提醒。不幸的是，ChatGPT 缺乏此功能 - 它不会主动提醒您日常任务或临近截止日期。
也就是说，有一个解决方法！您可以要求 ChatGPT 创建一个 ICS 文件，将您的任务转换为日历事件。然后，您可以将此文件导入您的日历应用程序，该应用程序将向您发送即将到来的任务的提醒。
虽然这种方法很实用，但并不理想。跨两个平台（ChatGPT 和日历应用程序）管理任务需要付出额外的努力来添加、编辑和组织任务。尽管如此，如果提醒对您的工作流程至关重要，那么这是一个值得探索的选项。
总体而言，虽然 ChatGPT 可以处理项目管理的基础知识，但它无法与 Trello 等专用工具相媲美，尤其是在通知和提醒方面。但是，更换这些工具并不是这里的重点！
目标是展示我们如何改变和塑造大型语言模型（LLM）来创建强大的个性化工具。今天，它是一个简单的项目管理系统。明天，通过正确的集成，可能性是无限的。这只是当你创造性地思考人工智能时可能发生的事情的一瞥。